KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

WORKSJO LTD Türkiye'de yerleşik bir tüzel kişi olmayıp, KVKK madde 15(2)/(c) ve VERBIS Kayıt Kılavuzu uyarınca yurt dışında yerleşik veri sorumlusu kapsamında değerlendirilmektedir. Türkiye'de yerleşik ilgili kişilerin yıllık işlem yoğunluğu eşiğinin aşıldığı durumda, KVKK madde 16 kapsamında VERBIS'e kayıt ve veri sorumlusu temsilcisi tayini yükümlülükleri değerlendirilmekte olup, gerekli durumda gerekli başvurular yapılacaktır.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

• Kimlik bilgisi: ad, soyad
• İletişim bilgisi: e-posta adresi, telefon numarası (sohbette paylaştıysanız)
• Müşteri işlem bilgisi: abonelik planı, fatura kayıtları (Stripe üzerinden)
• İşlem güvenliği bilgisi: IP adresi (anonimleştirilerek tutulur), oturum ve kimlik doğrulama tokenleri
• Pazarlama bilgisi: çerez kategorisi tercihleri, UTM parametreleri (yalnızca açık rıza verdiyseniz)
• Sohbet içeriği: AI sohbet botuyla yaptığınız konuşma geçmişi (varsayılan 30 gün saklanır)

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Hesabınızın oluşturulması ve hizmetin sunulması
• Sözleşmenin ve abonelik şartlarının ifası, fatura kesilmesi
• AI sohbet botunun çalıştırılması ve eğitilmesi (AI sağlayıcılar üzerinden)
• Hizmet kalitesinin iyileştirilmesi ve hata izleme
• İletişim talepleri ve müşteri desteği
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (vergi, muhasebe vs.)
• Açık rızanız varsa: pazarlama iletişimi ve performans analitiği

4. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Amaç

Kişisel verileriniz, hizmetin sunulması için zorunlu olduğu ölçüde aşağıdaki yurt dışında yerleşik alt işleyicilere KVKK madde 9 kapsamında aktarılmaktadır. Aktarımlar, AB Komisyonu ve Birleşik Krallık ICO tarafından onaylanmış Standart Sözleşme Hükümleri (SCCs) ile güvence altına alınmaktadır:

• AI sağlayıcıları: Anthropic, OpenAI, Google (AI çıkarımı)
• Arama / embedding: Cohere, Voyage AI (geçerli olduğunda)
• Barındırma ve analitik: Vercel
• Veritabanı ve depolama: Supabase
• Kimlik doğrulama: Clerk
• Ödemeler: Stripe
• Önbellek: Upstash (Redis)
• E-posta dağıtımı: Resend
• Hata izleme: Sentry

Güncel ve tam alt işleyici listesi, işleme amacı ve konumlarıyla /sub-processors adresinde yayınlanmaktadır.

5. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, Chatloom kontrol panelini kullandığınızda, sohbet botu üzerinden mesaj gönderdiğinizde, e-posta yoluyla iletişime geçtiğinizde veya çerezler aracılığıyla otomatik olarak; KVKK madde 5/2 hükümleri uyarınca aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifası (madde 5/2-c)
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (madde 5/2-ç)
• Meşru menfaatin korunması (madde 5/2-f) — örn. dolandırıcılık önleme, hizmet güvenliği
• Açık rıza (madde 5/1) — pazarlama çerezleri, opsiyonel iletişim tercihleri ve UTM atfı için

6. KVKK Madde 11 Kapsamında Haklarınız

İlgili kişi olarak şu haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmesi halinde düzeltilmesini isteme
• KVKK madde 7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme/silme/yok etme işleminin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Otomatik sistemlerle analiz edilerek aleyhe sonuç doğmasına itiraz etme
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etme

Bu hakları kullanmak için support@chatloom.app adresine yazılı olarak başvurabilirsiniz. Talepleriniz, KVKK madde 13 uyarınca en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılır. Veri taşınabilirliği veya tam veri ihracı için kontrol panelinizden /api/user/export uç noktasından JSON formatında dışa aktarım yapabilirsiniz.

7. Saklama Süresi

Sohbet verileri, agent başına yapılandırılabilen saklama süresi sonunda (varsayılan 30 gün) otomatik olarak silinir. Hesap bilgileri, hesabınızı kapatana veya silinmesini talep edene kadar saklanır. Yasal yükümlülükler kapsamındaki kayıtlar ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca tutulur (örn. e-fatura mevzuatı için 10 yıl).

8. Çerezler

Sitemizdeki çerez kullanımı ve onay mekanizması hakkında ayrıntılı bilgi için Çerez Politikası sayfasını inceleyebilirsiniz. Pazarlama ve analitik çerezleri yalnızca açık rızanız ile yüklenir; rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.

9. Şikayet Hakkı

Talebiniz reddedildiğinde, yetersiz bulduğunuzda veya 30 gün içinde yanıt alamadığınızda, KVKK madde 14 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu (KVKK) nezdinde şikayette bulunabilirsiniz.

10. Güncellemeler

İşbu Aydınlatma Metni, ilgili mevzuat değişiklikleri veya işleme faaliyetlerimizdeki güncellemeler doğrultusunda zaman zaman gözden geçirilebilir. Önemli değişiklikler e-posta veya panel üzerinden bildirilir. Genel gizlilik politikamız için /privacy sayfasını inceleyebilirsiniz.